Форма W2 і 1099 у США: що це, кому вони потрібні та їхні ключові відмінності

Система найму співробітників у США відрізняється від тієї, до якої звикли багато іммігрантів. Тому людям, які нещодавно приїхали або вже деякий час проживають у країні, важливо знати, як оплачується їхня робота, особливо якщо вони планують шукати нову.
Форми W2 і 1099 є одними з найпоширеніших способів взаємодії між роботодавцем і співробітником у США. Сьогодні ми детально розглянемо, чим 1099 відрізняється від W2, хто відповідає за їх заповнення, для чого і кому вони потрібні.
Форма W2: основні характеристики
Що таке форма W2?
Форма W2 або Wage and Tax Statement — це податкова форма, яка дає змогу роботодавцю наймати штатного співробітника. Це означає, що оплата праці відбувається не за контрактом, а за постійну зайнятість. Роботодавець самостійно розраховує всі податки із зарплати, а наприкінці податкового року видає форму W2, яку працівник може використовувати для подання персональної податкової декларації.

Форма W2 складається з декількох розділів і клітинок, кожна з яких містить інформацію про роботодавця і співробітника, а також фінансові дані та податки. Джерело фото: irs.gov.
Якщо вас наймають у штат за W2, то:
Під час працевлаштування роботодавець видає вам форму W-4 (не потрібно плутати з W2), яку вам слід заповнити. W-4 дає змогу роботодавцю дізнатися, який податок він утримуватиме з вашої зарплати.
Оплата праці проводиться через банківський рахунок, а не через платіжні системи (Zelle, PayPal тощо).
Переваги та недоліки податкової форми W2
Переваги | Недоліки |
---|---|
Роботодавець сплачує половину податку (7.65%) у Social Security і Medicare, а також податок на безробіття (Unemployment Insurance). | Працівники мають обмежені можливості для вирахування бізнес-витрат, на відміну від незалежних підрядників. Наприклад, якщо в період Covid-19 ви почали працювати з дому і робите це досі, то часткові витрати на електрику, воду та інші комунальні послуги, які використовуєте в робочий час вдома, ви не можете подати це як робочі витрати. |
У деяких випадках вам оплачують страховку від виробничих травм (Workers Compensation). | Працівники працюють за фіксованим графіком і в певному місці, що обмежує свободу та гнучкість у виборі робочого часу та місця. |
Можливі додаткові бенефіти від роботодавця: оплачуваний лікарняний і відпустка, медична страховка (оплата повністю/частково) і пенсійний план. | Не всі роботодавці надають бенефіти, і якщо їх немає, ви не можете їх вимагати. Про додаткові бонуси вам слід уточнювати безпосередньо під час прийняття на роботу. |
Роботодавець автоматично утримує федеральні, державні та місцеві податки з вашої зарплати, що спрощує процес податкових розрахунків і знижує ризик помилок. | Додаткові джерела доходу, як-от фріланс або проєкти на стороні, можуть бути обмежені через зайнятість на основній роботі. |
Також читайте:
→
Форма «W» і розшифровка найбільш важливих податкових і трудових документів США
Важливе, що потрібно знати про форму 1099
Що таке форма 1099?
Форма 1099 — це форма для приватних підприємців або незалежних підрядників. Вона дозволяє роботодавцю найняти людину на конкретний проєкт. За таку роботу вам платять стільки, скільки ви домовилися з компанією. Тобто, якщо домовленість була на $1,000, ви отримаєте $1,000 без вирахування податків.

Форма 1099 містить розділи та клітинки, які містять інформацію про платника та одержувача, а також фінансові дані та суми, що підлягають оподаткуванню. Джерело фото: irs.gov.
Якщо вам пропонують працювати за формою 1099 у США, то:
Перед початком співпраці замовник запропонує вам заповнити форму W-9. Ця форма не потрібна для податків, а просто для того, щоб правильно внести ваші дані в базу його компанії як незалежного контрактника.
Наприкінці року від клієнта ви отримаєте форму 1099-NEC або 1099-MISC із зазначеною інформацією про те, скільки грошей вони вам заплатили протягом року.
Щокварталу вам слід розраховувати податки. Тобто 4 рази на рік потрібно заходити на сайт irs.gov і надсилати орієнтовну суму податку. Це можна не робити, якщо ви маєте низький дохід і маєте дітей у сім'ї, кошти яких зможуть перекрити потенційні борги.
Із зарплати за формою 1099 вам самостійно доведеться вираховувати податки.
Якщо ви обираєте працювати за формою 1099, необхідно пам'ятати, що на податки буде йти багато грошей. Тому рекомендується відкладати певну суму з кожного чека або щомісяця/кварталу.
1099-MISC і 1099-NEC — це одна й та сама форма 1099?
Ні, це дві різні форми. Загалом, існує 22 види податкових форм 1099. Але якщо ви є незалежним підрядником, то найчастіше замовники використовують для оплати дві форми 1099: 1099-NEC і 1099-MISC.
Форма 1099-NEC (Nonemployee Compensation) — це форма для звітності про доходи, виплачені незалежним підрядникам або фрілансерам. Тобто, якщо ви працюєте на себе або виконуєте проєктні роботи для інших компаній, вам платять за цією формою.
Форма 1099-MISC (Miscellaneous Income) використовується для звітності про різні види доходів, які не пов'язані із зарплатою або оплатою за роботу. Наприклад, це можуть бути виплати за оренду, призи, премії, виплати адвокатам та інші «різноманітні» доходи.
Кого відносять до незалежних підрядників?
Форма 1099 охоплює велику категорію, тому до неї відносять самозайнятих підрядників, які виконують роботу різного характеру. Короткий огляд найпоширеніших із них:
Фрилансери. Самостійно обирають, над якими проєктами хочуть працювати, а також їхні ставки. Більшість фрилансерів отримують погодинну оплату або оплату за проєкт. Багато фрилансерів працюють одночасно з кількома компаніями.
Незалежні підрядники. Як і фрилансери, незалежні підрядники можуть обирати свою роботу і спосіб оплати. Однак частіше вони обирають довгострокові домовленості про роботу з одним або двома клієнтами. У цьому випадку більшість незалежних підрядників отримують погодинну оплату. Іноді вони обирають фіксовану оплату.
Консультанти. Професіонали, які працюють не за наймом, які володіють великими навичками, підготовкою і знаннями у відповідних галузях. Через досвід і навички, необхідні для роботи консультантом, вони часто отримують високу оплату за свої послуги.
Гіг-працівники. Ті, хто виконують тимчасову, гнучку роботу, часто через спеціальний додаток або платформу. Робітникам зазвичай платять за кожне завдання, а не погодинну оплату.
Підрядники. Самозайняті особи, які знаходять роботу через продавця або агентство. Залежно від структури компанії, працівники можуть підпорядковуватися менеджеру та отримувати регулярні виплати через агентство.
Податкові переваги та недоліки форми 1099 США
Переваги | Недоліки |
---|---|
Незалежні підрядники можуть віднімати з оподатковуваного доходу різні бізнес-витрати, як-от транспорт, обладнання, оренда офісу та інші, що знижує загальну суму податків. | Ті, хто працює за системою 1099, не мають права на пільги, як-от медичне страхування, оплачувану відпустку або пенсійні плани, що надаються роботодавцями. |
Більшість робіт за контрактом можна виконувати віддалено, що дає більше свободи у виборі місця проживання. | На відміну від найманих працівників, податки не утримуються автоматично, і вам потрібно самостійно розраховувати й платити податки, що може бути складним і вимагати більше часу. |
Ви можете працювати з різними клієнтами й над різними проєктами. | Менше шансів отримати кредит на будинок. Серед самозайнятих існує тенденція списувати якомога більше витрат, що може негативно позначитися на вашій кредитній історії. Коли приходить час отримувати іпотечний кредит, банки вивчають вашу історію прибутку за останні два роки. Якщо ви списували все під «0», то вам гарантована 100%-ва відмова від отримання кредиту. |
Дохід може бути нестабільним і непередбачуваним, що ускладнює планування бюджету та управління особистими фінансами. |
Як платити податки за 1099?
Ви списуєте ваші витрати, тобто все, що використовуєте для бізнесу: бізнес-милі, медичне страхування, ліцензії, техніку, за допомогою якої ведете бізнес, та інші витратні матеріали. Особисті витрати не додаються - це незаконно. Після всіх цих списань залишається сума «N», і вже з неї платите податок. Схематично це виглядає так:
ДОХІД — ВИТРАТИ = ЧИСТИЙ ПРИБУТОК (сума, на яку нараховується податок)
Як платити ці податки з прибутку, ми детально розповідали у двох наших статтях, тому рекомендую їх для прочитання:
➤ Який вигляд має обчислення податків із зарплати і подання податкової декларації в Нью-Йорку. Читайте тут
➤ Як платити податки із зарплати в Каліфорнії. Читайте тут
Форма 1099 vs. форма W2: у чому їхня різниця?
Головна відмінність полягає в тому, що працівник, який отримує форму 1099, сам платить податки з доходу, тоді як роботодавець віднімає податки із зарплати співробітника, який отримує форму W2.
Ще важливою різницею є рівень контролю роботодавця над співробітником. Наведу два приклади:
Незалежний підрядник (форма 1099). Власник компанії найняв бухгалтера (не в офіс) і дає йому конкретні завдання. Цей фахівець бере завдання в роботу і приносить/присилає готовий результат. Роботодавець не контролює графік роботи, місце, з якого працює фахівець, а також те, в який день і час доби він виконує цю роботу. Замовника цікавить тільки результат.
Співробітник (форма W2). Проджект-менеджера найняли в штат компанії. Він має працювати з офісу з понеділка по п'ятницю, з 8 ранку до 5 вечора. За правилами компанії в нього має бути класичний дрес-код. Щопонеділка він має бути присутнім на 30-хвилинній нараді та звітувати про те, що вдалося зробити минулого тижня його команді, а також розповідати про плани на новий робочий тиждень CEO компанії. У цій ситуації працівник перебуває під повним контролем роботодавця.
Я описала тільки дві відмінності, але є й інші. Розгляньмо деякі з них.
1. Розрахунок погодинних ставок
Працівники за формою 1099 можуть працювати за фіксовану суму, погодинно або проєктно. Багато підрядників вказують умови оплати й ставки у своїх контрактах. Підрядники, які отримують погодинну оплату, можуть вимагати вищу погодинну ставку від замовників. Це пов'язано з тим, що вони самі платять свої податки та пільги, тому їм треба враховувати ці витрати, роблячи свою оплату праці вищою.
Компанії зазвичай наймають працівників за формою W2 на повний або неповний робочий день зі щомісячною зарплатою. Роботодавці сплачують половину податків на працевлаштування. Наразі податкова ставка для цих податків становить 15,3% від валової зарплати працівника, тому роботодавці платять 7,65%, а іншу половину утримують із зарплати працівника.
2. Правовий захист працівників
Місцеві, державні та федеральні уряди ухвалюють закони, що забезпечують захист працівників. Це включає закони про мінімальну заробітну плату, лікарняні, відпустки та обмеження на понаднормову роботу. Ці закони не поширюються на незалежних підрядників.
3. Соціальні виплати
Більшість американців отримують медичну допомогу через роботу. Майже всі роботодавці зобов'язані пропонувати медичне обслуговування своїм працівникам. Багато з них роблять внески в пенсійні фонди працівників. Компанії також пропонують додаткові пільги, як-от виплати студентських позик, програми оздоровлення та допомогу у фінансовому плануванні. Ці пільги, як страхування і внески у пенсійний фонд, недоступні для незалежних підрядників.
Яку форму співпраці обрати?
Щоб зрозуміти, яку форму обрати для співпраці, слід розібратися, який податковий тягар (прим.: податковий тягар — це загальна сума податків, що сплачуються за рік) несе фахівець, працюючи за формою 1099 і W2. Розглянемо дві реальні ситуації:
Приклад 1: Ірина, помічниця адвоката
Ірина працює за формою W2. За рік вона заробила $43,000. Після того як її роботодавець відняв податки із зарплати, вона отримала на руки $39,600. Наприкінці року податковий фахівець у її компанії додатково застосував стандартне відрахування і повернув Ірині $1,800. У підсумку за рік Ірина заробила чистими $41,400.
Приклад 2: Юрій, UX/UI дизайнер
Юрій працює за формою 1099. Як самозайнятий фахівець, за рік він заробив певну суму грошей і наприкінці року від замовника отримав форму 1099. Після вирахування витрат на бізнес його прибуток склав $39,600, що рівнозначно доходу Ірини. Однак Юрію ще належить заплатити податок на цю суму, що становить $4,300. Повернення коштів, як у випадку з Іриною, для Юрія неможливе, оскільки його зарплата оподатковується податком на самозайнятість і федеральним оподаткуванням. У підсумку за рік Юрій заробив чистими $35,300.
Підсумок двох ситуацій: для Ірини її роботодавець протягом року регулярно вираховував податки з її зарплати й сплачував свою частку податків як роботодавець. У результаті держава своєчасно отримувала податки, і наприкінці року Ірина отримала відшкодування. У випадку з Юрієм ніхто не вираховував податки з його доходу, і він отримував заробіток «брудними». Коли він подавав податкову декларацію, йому довелося заплатити податок за весь рік.
Чи варто з цих прикладів робити висновок, що вам не варто розвивати власний бізнес і краще найнятися до роботодавця?
Ні. Якщо ви плануєте працювати як самозайнятий фахівець, то вам слід дотримуватися двох правил:
Чотири рази на рік слід надсилати до IRS приблизну суму податку.
Якщо вам пропонують на вибір дві форми співпраці, пам'ятайте, що незалежному підряднику мають платити більше. Чому? Тому що роботодавець економить на податках, страховці тощо. Порівнюючи оплату за роботу за W2 і 1099, оплата незалежному підряднику має бути на 25% вищою.
Корисно знати. Існують калькулятори, які приблизно розраховують, скільки треба отримувати за формою 1099, щоб умови були порівнянні з роботою за формою W2. Ось приклад такого інструменту: viewthenumbers.com.
FAQ
Схожі публікації
Переглянути всіСподобався матеріал?
Підписуйтесь і двічі на місяць отримуйте добірку найкращих матеріалів від нашої редакції