Сопроводительное письмо к резюме: чек-лист, который поможет его правильно написать

Если вы ищете работу в США, вам будет мало просто уметь составлять резюме. Резюме, безусловно, важно, но оно представляет собой лишь краткое описание ваших навыков и достижений. Представьте, что вы претендуете на престижную должность в IT-компании и у вас есть около двадцати конкурентов со схожим опытом и навыками. Что поможет вам выделиться? Написание сопроводительного письма!

Если вы никогда раньше не сталкивались с такой задачей, читайте нашу статью. Вы узнаете, какие бывают сопроводительные письма и как правильно их составить, чтобы увеличить свои шансы на приглашение на собеседование.

Что такое сопроводительное письмо?

Сопроводительное письмо (на англ. Cover Letter) — это одностраничный документ, который желательно прикреплять к вашему резюме. Хотя не все современные работодатели и HR-специалисты его требуют, наличие письма может стать вашим преимуществом. Оно должно быть кратким и содержательным, подчеркивая и дополняя информацию в резюме. Старайтесь избегать шаблонов и адаптируйте письмо под каждую конкретную вакансию. В нем вы можете:

• рассказать, почему вас заинтересовала вакансия;

• подробно описать опыт или навыки;

• объяснить возможные несоответствия или спорные моменты в резюме;

• упомянуть о готовности к переезду;

• обосновать смену профессии, если вы претендуете на должность, отличающуюся от вашего основного профиля.

Сопроводительное письмо на работу можно отправлять как отдельный документ, так и включать непосредственно в текст электронного письма или сообщения, если общение происходит по электронной почте или через мессенджер.

Типы сопроводительных писем

Сопроводительное письмо можно отправлять не только в ответ на конкретную вакансию или в ходе общения с рекрутером. Существуют разные типы таких писем, каждый из которых имеет свои особенности.

• ✉️ Invited Cover Letter / Письмо-приглашение. Это сопроводительное письмо отправляется в ответ на вакансию, которая опубликованная в открытом доступе. С его помощью кандидаты выражают свой интерес к предложению и откликаются на него.

• ✉️ Cold-Contact Cover Letter / Письмо при холодном контакте. Такое письмо пишут работодателю, который не объявляет о вакансиях или не предлагает позиции, соответствующие вашей специальности, но вам хотелось бы у него работать. Это игра на опережение — описывая свои навыки и опыт, вы можете заинтересовать работодателя и стать предпочтительным кандидатом на будущую вакансию.

• ✉️ Referral Cover Letter / Письмо с рекомендацией. Это письмо включает упоминание о человеке, который рекомендовал вам работодателя или вакансию. Это может быть ваш нынешний или бывший коллега, известный специалист в вашей отрасли.

• ✉️ Job Match или «T» Cover Letter / Письмо с запросом. Этот формат письма адресуется не работодателям, а вашим знакомым, которые могут помочь в поиске работы: друзьям, бывшим коллегам, однокурсникам или даже преподавателям. В нем следует рассказать о своих навыках, опыте работы и попросить о рекомендациях.

Требования к сопроводительному письму

Правильное оформление сопроводительного письма столь же важно, как и его содержание. Вот основные аспекты, на которые следует обратить внимание:

1. Объем. Идеальный размер — 200-400 слов. Весь текст должен уместиться на одном альбомном листе.

2. Шрифт. Выбирайте легко читаемый шрифт размером 11 или 12 кеглей. Цвет текста — черный или темно-серый. Можно подчеркнуть или выделить несколько важных слов или предложений. Подходящие шрифты: Arial, Roboto, Calibri, Times New Roman.

3. Пробелы. Чтобы письмо не выглядело однообразным или перегруженным, используйте абзацы, списки, сделайте достаточный интервал между строками.

4. Формат. Если в объявлении указан конкретный формат, используйте его. В противном случае предпочтение следует отдать общепринятым форматам: PDF или DOCX.

5. Название файла/Тема письма. В названии документа укажите его тип (сопроводительное письмо), ваше ФИО и название вакансии. Если отправляете резюме по почте, по этой же схеме составьте тему письма. Это поможет работодателю быстро идентифицировать ваше сообщение.

Как написать сопроводительное письмо: структура и содержание

Вы можете проявить творческий подход при написании сопроводительного письма, однако существует проверенная структура, которая поможет вам быстро и эффективно составить текст. Сейчас мы рассмотрим эту структуру, чтобы вы могли лучше понять, как должно выглядеть хорошо организованное письмо. Для наглядности начнем с визуального примера структурированного письма.

Заголовок и приветствие / Header

В этом разделе необходимо указать следующие данные в такой последовательности:

• Полное имя / Full Name. Сделайте информацию заметной, увеличивая шрифт или используя другой цвет.

• Должность / Job Title. Точно укажите должность, на которую претендуете, избегая перечисления нескольких позиций.

• Адрес электронной почты / Email Address. Лучше всего, если ваш адрес будет сочетать имя и фамилию. Избегайте использования слишком неформальных или личных адресов, так как это может сделать ваше предложение менее серьезным.

• Номер телефона / Phone Number. Укажите основной номер для быстрой связи.

• Расположение / Location. Напишите свой город и штат.

• Соответствующие ссылки / Relevant Links (необязательно). Можно добавить ссылку на личный сайт, портфолио, профили в LinkedIn, Github, если они связаны с вашей профессиональной деятельностью.

Затем укажите контактные данные получателя. Не беспокойтесь, если ваш список будет отличаться; главное внимание уделяется другим разделам. Что следует указать:

• Имя менеджера по найму / Hiring Manager's Name. Если вы нашли имя менеджера, укажите его. В противном случае можно использовать общие формы обращения, например, «Dear [Department] Hiring Manager», «Dear Hiring Manager», «Dear [Department] Team», «Dear [Company Name]» и пр.

• Должность менеджера по найму / Hiring Manager's Title. Указывайте должность только если известно имя менеджера. В противном случае должность стоит использовать как приветствие.

• Название компании / Company Name. Обязательно укажите название компании, куда отправляете письмо.

• Расположение / Location. Обычно достаточно указать город и штат.

• Дата написания / Date of Writing. Если указать дату написания сопроводительного письма, оно будет выглядеть более профессиональным.

Вступительный абзац / First или Opening Paragraph

Цель вступительного абзаца — объяснить причину вашего обращения и привлечь внимание к вашей кандидатуре. В нем вы можете указать следующее:

• на какую вакансию претендуете;

• где и как узнали о вакансии;

• ваш опыт работы;

• какую пользу принесете компании;

• почему считаете себя лучшим кандидатом.

Пишите с энтузиазмом, выразите свою заинтересованность в работе, подтвердите свою квалификацию и желание работать в компании на долгосрочной основе.

Если возникли трудности со вступительным абзацем, можете использовать такой шаблон:

«Меня зовут [ваше имя], я претендую на вакансию [название вакансии] в компании [название компании]. О вакансии узнал [источник информации о вакансии, например на сайте/в группе на Facebook/ее рекомендовал ФИО]. Считаю себя отличным кандидатом на эту роль, так как 7 лет занимался налаживанием бизнес-процессов в компании [название компании] и помог снизить расходы на найм сотрудников на сумму [указать сумму]».

Средний абзац / Middle Paragraph(s)

Цель среднего абзаца — убедительно «продать» вашу кандидатуру после того, как вступительный абзац привлек внимание. В этом разделе вам нужно упомянуть:

• ваши значимые достижения;

• компании с известными именами, в которых вы работали;

• навыки, наиболее актуальные для заявленной должности;

• конкретные примеры, числовые данные и другие доказательства вашей эффективности на предыдущих местах работы;

• отзывы бывших коллег и руководителей о вашей работе.

Помните, что сопроводительное письмо не должно повторять ваше резюме. Извлеките из него ключевые моменты и дополните их новой информацией.

Заключительный абзац / Closing Paragraph

Заключительный абзац призван укрепить положительное впечатление от вашего письма. Вот какую информацию стоит включить:

• краткое изложение того, почему ваши навыки делают вас идеальным кандидатом;

• тактичное предложение о собеседовании или другой призыв к действию;

• благодарность за уделенное время на прочтение вашего письма.

Подпись / Signature

Данный абзац — скорее формальность, следование правилам приличия, но и здесь важно все сделать правильно. Во-первых, подпись должна присутствовать: ее отсутствие может быть воспринято как признак невнимательности. Во-вторых, она должна быть простой и корректной, без излишней высокопарности. Варианты подписи, которые хорошо подойдут для сопроводительного письма на английском: Sincerely, Best regards, Respectfully, Kind regards.

Реальный пример заполнения сопроводительного письма

Изучение теории важно, но на практике образец сопроводительного письма может быть особенно полезен для правильного понимания его структуры и содержания. Рассмотрим пример документа для вымышленного персонажа Алексея Ищенко, который работает менеджером по финансовому консультированию и ищет работу в Нью-Йорке. Для наглядности мы используем цветное подчеркивание, чтобы выделить разные аспекты письма:

⇛ этот цвет — презентация опыта;
⇛ этот цвет — действия;
⇛ этот цвет — обучение, проекты;
⇛ этот цвет — результаты.

Пример сопроводительного письма:

Алексей Ищенко

Менеджер по финансовому консультированию
1465, 5th AveNew York, NY 10035-3879
415-888-8888
[email protected]

6 марта 2025

Дэвид Смитт

Директор по связям с общественностью
The Community Financial Center
43 Walbrooke RDScarsdale, NY 10805-1615

Уважаемый мистер Смитт!

Я пишу, потому что заинтересован в вакансии менеджера по финансовому консультированию в The Community Financial, о которой узнал через bazar.club. Я особенно силен в проектировании двуязычных программ, так как в совершенстве владею английским и испанским языком. Также в моем досье — 10 лет работы с некоммерческими организациями в странах с низким и средним уровнем дохода.

Я отлично знаком с программами кредитования и грантов, так как обучал муниципальный персонал, местных предпринимателей и руководителей бизнеса созданию бизнес-планов, финансовых прогнозов и подачи заявок на кредит. Работая в CHF-Ecuador, я помогал получать кредиты и гранты на местные проекты. Самый крупный грант, полученный под моим кураторством — $100,000. Он позволил создать в небольшой сельской общине кооперативную организацию производителей фасоли.

Помимо этого, я долгое время работал фасилитатором, обучался по программе «Advanced Participatory Methods» с упором на совместное планирование. Благодаря этой программе я провел больше 50 семинаров в латиноамериканских сообществах для решения вопросов общественного и экономического развития.

Сейчас я ищу новые возможности для работы с проблемами экономического развития в инновационной организации, ориентированной на людей. Считаю, что опыт и знание двух языков позволят мне сделать весомый вклад в развитие The Community Financial Center.

Буду очень признателен за возможность обсудить мое предложение и готов предоставить любую дополнительную информацию. Благодарю за ваше время и внимание!

С уважением,
Алексей Ищенко

Задачу по написанию сопроводительного письма к резюме может облегчить нейросеть Make Me A Cover Letter. Вам нужно указать должность, компанию, добавить описание вакансии и свое резюме. На основе этих данных, система сгенерирует индивидуальное сопроводительное письмо. 

Важно понимать, что такая технология призвана облегчить, а не полностью заменить процесс написания. Не рекомендуется просто копировать полученный результат. Вместо этого, можно использовать его в качестве исходного материала для доработки, адаптируя текст под свои уникальные качества и опыт, чтобы максимально точно отразить вашу кандидатуру.

Способы проверки ошибок в вашем сопроводительном письме

По данным Undercover Recruiter, 59% рекрутеров отклоняют резюме из-за грамматических и орфографических ошибок. Наличие ошибок в письме не добавит вам баллов в глазах работодателя и может быть воспринято как признак недостаточной заинтересованности в вакансии и невнимательности.

Вот несколько способов, как избежать ошибок в вашем сопроводительном письме к резюме:

• Отложите проверку на следующий день. Отдохнув от текста, вы легче заметите грамматические ошибки, тавтологии и логические несостыковки.

• Используйте специализированные сервисы. Программы такие как Grammarly, ProWritingAid, Hemingway, WhiteSmoke, Readable и WordTune могут помочь в проверке грамматики, орфографии и стилистики. Многие из них доступны как расширения для браузеров и предлагают бесплатные версии.

• Обратитесь за помощью. Попросите друзей, родственников или менторов прочитать ваш текст. Они могут заметить ошибки, которые вы пропустили, и предложить идеи для улучшения текста.

Чек-лист по написанию сопроводительного письма к резюме

Составление сопроводительного письма требует учета множества нюансов. Чтобы убедиться в корректности вашего документа, используйте предложенный ниже чек-лист:

Если вы поставили галочки напротив всех пунктов, поздравляем — с большой вероятностью вы составили эффективное и правильное сопроводительное письмо.

5 советов по составлению сопроводительного письма

Если все перечисленное выше поможет вам написать правильное сопроводительное письмо к резюме, то дальнейшие советы помогут отшлифовать его до идеальности. 

1. Начните с сильного вступления

Многие кандидаты начинают свое письмо стандартно: «Здравствуйте, я пишу по поводу вакансии А, которую видел в источнике В». Отличитесь от них, рассказав о своем ключевом преимуществе сразу. Например, «Специалист по маркетингу в некоммерческих организациях с 10-летним опытом заинтересовался вашей вакансией А». 

2. Изучите компанию

Это поможет вам не только выбрать подходящий стиль общения (tone of voice), но и найти зацепки для заинтересованности руководителя или рекрутера. Информацию ищите в описании вакансии, на сайте компании, в разделе о команде и достижениях, а также в профилях руководителей и сотрудников в LinkedIn и других соцсетях.

3. Расскажите историю

Люди любят истории. Если у вас есть подходящий рассказ, связанный с компанией или ее продукцией, поделитесь им, но делайте это умеренно, добавляя немного эмоций, но не перегружая деталями.

4. Придерживайтесь выбранной тональности

Если вы изучили компанию, вы знаете, в каком тоне лучше написать сопроводительное письмо. Сохраняйте этот тон на протяжении всего письма. Избегайте излишней лести или чрезмерных шуток, и не допускайте проявления отчаяния, даже если вам очень нужна эта работа.

5. Подчеркните свою ценность

Изучив компанию, вы можете выявить ее проблемы или ключевые направления развития. В письме объясните, как ваши навыки и качества помогут достичь целей компании. Если вы хотите обсудить проблемы, будьте тактичны. Например, вместо «У вас устаревший сайт» лучше скажите: «У меня есть пять идей, как сделать ваш сайт более привлекательным для пользователей и поисковых систем».